‘De big 5’ leiden tot bepaald, consistent gedrag in verschillende situaties gedurende een langere periode. Bijvoorbeeld: introvert – extravert en volgzaam – autonoom. Je persoonlijkheid bepaalt dus je gedrag. Hoe zet je jezelf beter in voor een proactieve werkhouding.

Introvert – extravert
Een proactieve secretaresse reageert zowel extravert als introvert op zaken. Extraversie is nodig om op personen af te stappen, om kennis en informatie uit te wisselen en zaken gedaan te krijgen. Ze kan beïnvloeden en overtuigen. Ze is allesbehalve de zwijgzame secretaresse.

Aan de andere kant is een proactieve secretaresse geen flapuit; zij weet heel goed waarom ze iets vraagt. Ze neemt zaken van anderen aan, luistert goed en vindt het niet vervelend om achter de schermen te werken. Houd je introverte- en extraverte kant dus in balans.

Volgzaam – autonoom
Een proactieve secretaresse is meer autonoom terwijl de reactieve secretaresse meer volgzaam is. De proactieve secretaresse heeft autonomie nodig om zelfstandig, vooruitdenkend, soms creatief aan de slag te gaan. Met enig risico wordt een beslissing genomen en kom je in actie.

Bij problemen kan je niet altijd terugvallen op anderen of bestaande routines. Je volgt eigen ideeën en afwegingen. Toch kan de proactieve secretaresse zich ook dienstverlenend opstellen. Probeer daarom aan je zelfstandige kant en zelfverzekerdheid te werken. Natuurlijk is dit niet zo even gedaan, maar wel iets om in stappen aan te werken. Bedenk waar je allemaal al goed in bent en doe deze taken zoveel mogelijk alleen.

Volgzaamheid komt altijd voor een deel terug in je werk, toch is autonomie een handige skill voor een proactieve houding. Daarnaast geeft het een professionele indruk.

Verantwoordelijk
Proactieve secretaresses voelen zich persoonlijk verantwoordelijk voor hun gedrag en de resultaten die ze boeken. Zij weten dat ze invloed uitoefenen door zelf in actie te komen en initiatieven te nemen. Ze laten, precies zoals de definitie van proactiviteit aangeeft, zich niet tegenhouden door hun omgeving.

Het is gemakkelijk om aan jezelf te twijfelen en anderen daarom om hun mening te vragen, maar weet ook in jezelf te geloven. Als je al 100 keer notulen hebt geschreven, kun je zeker zijn van je nieuwe notulen. Dan hoeft je collega ze echt niet na te lezen. Stuur ze gelijk op naar degenen die bij de vergadering waren!

Positief zelfbeeld
Proactieve secretaresses hebben een positief en accuraat zelfbeeld. Veel zelfkennis en een realistisch vertrouwen in zichzelf. Ze nemen verantwoordelijkheid voor hun eigen handelen. Ze reflecteren en leren, zo groeien en ontwikkelen ze zich voortdurend.

Ook dit is een eigenschap die je kan leren. Zo kun je een moment voor jezelf nemen om een lijst te maken wat je allemaal af hebt gekregen deze dag/week. Je zult zien dat je veel meer doet dan je denkt. Schrijf ook eens een lijst met je kwaliteiten en wees trots op jezelf, want dat verdien je!

Tips: vragen om over na te denken

• Moet je proactiever werken terwijl je het gevoel hebt dat dit niet in je zit? Onderzoek dan of een loopbaanadvies mogelijk is. Je presteert én voelt je beter als je doet waar je goed in bent.
• Op welke gebieden schrijf je succes toe aan aanleg en wijt je falen aan het ontbreken van aanleg? Op welke gebieden geloof je in toeval? Wanneer wijt je iets aan de omstandigheden? Door realistisch na te denken krijg je een beter beeld over jouw doen en kunnen.
• Kijk naar dagelijkse zaken. Hoe komt het dat vandaag bijvoorbeeld het eten mislukt, je chagrijnig bent, een klacht binnenkomt? Maar ook: hoe komt het dat je kind je een knuffel geeft, je partner met bloemen thuiskomt, een collega op tijd zijn stukken aanlevert?
• Hoe klopt je zelfbeeld met het beeld dat anderen van je hebben? Vraag anderen om feedback. Wat zijn je kwaliteiten, waarin onderschat je jezelf, wat kun je minder goed? Anderen zien je soms een stuk positiever/realistischer dan dat je jezelf ziet. Het is het zeker waard om te vragen wat  je collega van jouw werkhouding vindt.

Complimenteer je collega’s

Schrijf een maand lang elke dag op wat je hebt gedaan, waar je van genoot, waar je trots op bent. Je zult merken dat je positiever gaat denken over jezelf.

Help ook collega’s met het ontwikkelen van een positief en accuraat zelfbeeld. Geef feedback die de inzet benadrukt. Zeg liever ‘Het is je goed gelukt om daar een duidelijke tekst van te maken’ dan ‘Dat is een duidelijke tekst’.

Bron: Proactief functioneren | Auteur: Peter Vos

Het bericht De eigenschappen van een proactieve secretaresse verscheen eerst op Bos Management Support.

Bron: managementsupport.nl – Gemma van Steekelenburg

Soms kun je zo maar door iets kleins uit je slof schieten. Of ineens verdrietig zijn, om de vreemdste dingen. Niets mis mee zo op het eerste gezicht. Iedereen heeft dit wel eens, toch? Het is interessant om eens nader naar deze emoties te kijken, want ogenschijnlijk heeft de ene reden van boosheid of verdriet niets met de andere te maken. En toch gooit ons brein vergelijkbare emoties op een grote hoop. Hoe werkt dit?

Grote gevoelens bij kleine gebeurtenissen
Herken je dit? Gevoelens van teleurstelling, onmacht, boosheid, verdriet, onvermogen? Tijdens ons leven worden we met deze gevoelens geconfronteerd, als het tegenzit, als je niet bereikt wat je wilde bereiken, als je in een ruzie met een geliefde zit of op welk moment dan ook. Deze gevoelens spelen op bij kleine zaken als een ruzie, tijdens een bezoek aan de tandarts, maar ook bij grote zaken als een zwaar auto-ongeluk, het verlies van een dierbare.

De kleinere of grotere gevoelens en emoties die daarbij naar boven komen hebben impact op jou: impact op je denken en op je mentale en fysieke gestel. Je mond wordt droog, de spieren in je schouders en nek spannen zich aan, je hart gaat sneller kloppen, je gaat zweten, snelle ademhaling, je hebt tunnelvisie, je voelt je misselijk en krijgt een naar gevoel in je buik.

Lichaam reageert direct op gevoelens
Er zijn genoeg gezegdes die hier naar verwijzen: ‘aan de grond genageld staan’ en ‘verlamd van schrik’. Wat je lichaam op dat moment doet is jouw overlevingsmechanisme activeren. Je interne systeem heeft via jouw alarmcentrale signalen opgevangen: oh jee dit is spannend, nu moeten we zo meteen gaan vechten of vluchten. Inderdaad, overleven, dit klinkt als: zo meteen word ik opgegeten, het is hier levensgevaarlijk.
Dat is raar, want er is op dat moment geen grote beer die jou aanvalt of een wolf die op het punt staat in je been te bijten. Je hebt alleen maar gevoelens van boosheid, onmacht, verdriet. En toch reageert je lichaam alsof er iets ernstigs aan de hand is. Jouw hersenen reageren onbewust op de signalen van buitenaf. Ze zien ze als bedreigend. Dat zorgt weer voor een aantal fysieke reacties van jouw lichaam zodat je direct in actie kunt komen. Waarom wil ik weten wat er in mijn lichaam gebeurt?

‘Ons intuïtieve brein werkt onbewust en associatief, wordt sterk beïnvloed door emoties en gemoed en reageert vooral op het hier en nu. Dit is het systeem dat ons de hele dag aanstuurt, of we dat willen of niet’ – fragment uit Maak dat mijn brein wijs.

Je bereikt meer door het onbewuste te benutten
Het is handig om te weten dat zo’n 90% van de beslissingen in jouw lichaam onbewust gebeurt. De psycholoog Ap Dijksterhuis stelt in zijn boek ‘Het slimme onbewuste’ dat we bewust hoogstens 60 bits aan informatie kunnen hanteren, terwijl onze onbewuste 200.000 keer zo veel aan kan. Een voorbeeld: terwijl je bewust de ondertiteling van een film leest met 45 bits per seconde, ervaart je onbewuste de film met ruim 11 miljoen bits per seconde. Belangrijker nog: je onbewuste neemt tegelijkertijd ook allerlei beslissingen, zo hebben wetenschappers ontdekt. Wij mensen proberen al heel lang onze problemen met het bewuste deel van ons lichaam op te lossen. Terwijl er veel meer te bereiken valt als we het onbewuste stuk beter weten te benutten.

Beter in je vel door je bewust te zijn van alarmsignalen
Ervaringen die dus onbewust bij je binnenkomen doen iets met je. Als jij je bewust bent van een alarmcentrale die ‘zo maar’ dingen voor jou besluit, kan dit je helpen. Nu ervaar je onrust als ‘ik voel me niet zo lekker.’ Bij een belangrijk gesprek blokkeer je, of als je lekker wil slapen zit je in een maalstroom van gedachten. Als je weet hoe jouw systeem werkt bouw je rust in en zorg je dat jouw energie positief is en blijft.
Nu ik dit weet, zijn voor mij een hoop knopen waar ik last van had opgelost. Eén voorbeeld daarvan is dat ik nogal eens last had van slecht slapen. Dan ging mijn ‘centrifuge van gedachten’ weer aan. Het ene project na het andere maalde door mijn hoofd, waarbij alles natuurlijk steeds grootser en meeslepender werd. Om gek van te worden. Nu ik weet hoe ik die gedachtestroom, die centrifuge, kan stoppen slaap ik een stuk beter.

Beter in je vel? Twee tips
Tip 1 Energiebrengers en -halers
Schrijf op een vel papier al jouw werkzaamheden en zet er twee kolommen achter. Zet in de eerste kolom achter elke taak hoeveel energie deze actie kost op een schaal van 1 tot 10. In de kolom daarachter zet je of dit jouw energie opbrengt (in groen) of bij je weghaalt (in rood). Kijk dan hoe de balans ligt tussen de halers en brengers. Als de balans te veel naar de halers uitslaat is het tijd te bepalen welke acties jij gaat ondernemen om de balans weer positief te maken. Doe dit in etappes tijdens de theebreak met een collega: twee weten meer dan één.

Tip 2 Verhaaltje voor het slapengaan
Zoek een rustig plekje en duik weg in jouw eigen mooie verhaal. Nee, geen boek, maar een zelf verzonnen verhaal of een belevenis waar je gelukkig en relaxed van wordt als je er aan terugdenkt. Beeld je dit verhaal in, met alle details die erbij horen. Laat al je zintuigen het verhaal proeven, voelen, ruiken, horen en zien. Je ziet het strand, voelt het zilte water, proeft het zout ervan, ruikt het bos en hoort de vogels. Met dit verhaal in je systeem ga je lekker slapen en dromen!

Het bericht Maak meer gebruik van je onbewuste brein verscheen eerst op Bos Management Support.