Bron: managementsupport.nl – Gemma van Steekelenburg

Soms kun je zo maar door iets kleins uit je slof schieten. Of ineens verdrietig zijn, om de vreemdste dingen. Niets mis mee zo op het eerste gezicht. Iedereen heeft dit wel eens, toch? Het is interessant om eens nader naar deze emoties te kijken, want ogenschijnlijk heeft de ene reden van boosheid of verdriet niets met de andere te maken. En toch gooit ons brein vergelijkbare emoties op een grote hoop. Hoe werkt dit?

Grote gevoelens bij kleine gebeurtenissen
Herken je dit? Gevoelens van teleurstelling, onmacht, boosheid, verdriet, onvermogen? Tijdens ons leven worden we met deze gevoelens geconfronteerd, als het tegenzit, als je niet bereikt wat je wilde bereiken, als je in een ruzie met een geliefde zit of op welk moment dan ook. Deze gevoelens spelen op bij kleine zaken als een ruzie, tijdens een bezoek aan de tandarts, maar ook bij grote zaken als een zwaar auto-ongeluk, het verlies van een dierbare.

De kleinere of grotere gevoelens en emoties die daarbij naar boven komen hebben impact op jou: impact op je denken en op je mentale en fysieke gestel. Je mond wordt droog, de spieren in je schouders en nek spannen zich aan, je hart gaat sneller kloppen, je gaat zweten, snelle ademhaling, je hebt tunnelvisie, je voelt je misselijk en krijgt een naar gevoel in je buik.

Lichaam reageert direct op gevoelens
Er zijn genoeg gezegdes die hier naar verwijzen: ‘aan de grond genageld staan’ en ‘verlamd van schrik’. Wat je lichaam op dat moment doet is jouw overlevingsmechanisme activeren. Je interne systeem heeft via jouw alarmcentrale signalen opgevangen: oh jee dit is spannend, nu moeten we zo meteen gaan vechten of vluchten. Inderdaad, overleven, dit klinkt als: zo meteen word ik opgegeten, het is hier levensgevaarlijk.
Dat is raar, want er is op dat moment geen grote beer die jou aanvalt of een wolf die op het punt staat in je been te bijten. Je hebt alleen maar gevoelens van boosheid, onmacht, verdriet. En toch reageert je lichaam alsof er iets ernstigs aan de hand is. Jouw hersenen reageren onbewust op de signalen van buitenaf. Ze zien ze als bedreigend. Dat zorgt weer voor een aantal fysieke reacties van jouw lichaam zodat je direct in actie kunt komen. Waarom wil ik weten wat er in mijn lichaam gebeurt?

‘Ons intuïtieve brein werkt onbewust en associatief, wordt sterk beïnvloed door emoties en gemoed en reageert vooral op het hier en nu. Dit is het systeem dat ons de hele dag aanstuurt, of we dat willen of niet’ – fragment uit Maak dat mijn brein wijs.

Je bereikt meer door het onbewuste te benutten
Het is handig om te weten dat zo’n 90% van de beslissingen in jouw lichaam onbewust gebeurt. De psycholoog Ap Dijksterhuis stelt in zijn boek ‘Het slimme onbewuste’ dat we bewust hoogstens 60 bits aan informatie kunnen hanteren, terwijl onze onbewuste 200.000 keer zo veel aan kan. Een voorbeeld: terwijl je bewust de ondertiteling van een film leest met 45 bits per seconde, ervaart je onbewuste de film met ruim 11 miljoen bits per seconde. Belangrijker nog: je onbewuste neemt tegelijkertijd ook allerlei beslissingen, zo hebben wetenschappers ontdekt. Wij mensen proberen al heel lang onze problemen met het bewuste deel van ons lichaam op te lossen. Terwijl er veel meer te bereiken valt als we het onbewuste stuk beter weten te benutten.

Beter in je vel door je bewust te zijn van alarmsignalen
Ervaringen die dus onbewust bij je binnenkomen doen iets met je. Als jij je bewust bent van een alarmcentrale die ‘zo maar’ dingen voor jou besluit, kan dit je helpen. Nu ervaar je onrust als ‘ik voel me niet zo lekker.’ Bij een belangrijk gesprek blokkeer je, of als je lekker wil slapen zit je in een maalstroom van gedachten. Als je weet hoe jouw systeem werkt bouw je rust in en zorg je dat jouw energie positief is en blijft.
Nu ik dit weet, zijn voor mij een hoop knopen waar ik last van had opgelost. Eén voorbeeld daarvan is dat ik nogal eens last had van slecht slapen. Dan ging mijn ‘centrifuge van gedachten’ weer aan. Het ene project na het andere maalde door mijn hoofd, waarbij alles natuurlijk steeds grootser en meeslepender werd. Om gek van te worden. Nu ik weet hoe ik die gedachtestroom, die centrifuge, kan stoppen slaap ik een stuk beter.

Beter in je vel? Twee tips
Tip 1 Energiebrengers en -halers
Schrijf op een vel papier al jouw werkzaamheden en zet er twee kolommen achter. Zet in de eerste kolom achter elke taak hoeveel energie deze actie kost op een schaal van 1 tot 10. In de kolom daarachter zet je of dit jouw energie opbrengt (in groen) of bij je weghaalt (in rood). Kijk dan hoe de balans ligt tussen de halers en brengers. Als de balans te veel naar de halers uitslaat is het tijd te bepalen welke acties jij gaat ondernemen om de balans weer positief te maken. Doe dit in etappes tijdens de theebreak met een collega: twee weten meer dan één.

Tip 2 Verhaaltje voor het slapengaan
Zoek een rustig plekje en duik weg in jouw eigen mooie verhaal. Nee, geen boek, maar een zelf verzonnen verhaal of een belevenis waar je gelukkig en relaxed van wordt als je er aan terugdenkt. Beeld je dit verhaal in, met alle details die erbij horen. Laat al je zintuigen het verhaal proeven, voelen, ruiken, horen en zien. Je ziet het strand, voelt het zilte water, proeft het zout ervan, ruikt het bos en hoort de vogels. Met dit verhaal in je systeem ga je lekker slapen en dromen!

Het bericht Maak meer gebruik van je onbewuste brein verscheen eerst op Bos Management Support.

Bron: MT.nl – Lilian Polderman

Soms heb je slechts een post-it nodig om iemand ervan te overtuigen iets voor je te doen. Dat ontdekte Randy Gardner, hoogleraar Behavioral Schience, van de Sam Houston State University, in een intrigerend onderzoek dat hij uitvoerde. Gardner bedacht een serie experimenten waarbij hij bekeek wat het effect zou zijn van de toevoeging van een persoonlijk bericht en van het feit dat het erop lijkt dat je iemand expliciet een gunst vraagt.

Handgeschreven effect
Gardner zond naar 150 hoogleraren (drie groepen van 50) een lange lijst vragen – vervelend en saai werk om in te vullen.

De eerste groep ontving de lijst vragen met op het voorblad een eenvoudige post-it bevestigd, waarin werd gevraagd de lijst ingevuld te retourneren. Groep twee ontving de lijst vragen met dezelfde tekst en ook handgeschreven, net als op het memootje, maar dan in een begeleidende brief. De derde groep ontving de vragenlijst met ook dezelfde tekst in de vergezelde brief, maar ditmaal niet handgeschreven.

Meer respons
De respons was opvallend. Van de derde groep (geen memo en ook geen handgeschreven bericht), leverde slechts 36% van de hoogleraren de lijst ingevuld en wel in. Van groep twee, handgeschreven briefje maar geen memo, retourneerde 48% van de hoogleraren de lijst. En van groep één, met de gele memo op de voorkant, stuurden maar liefst 76% de lijst terug.

Blanco Post-it
Geïntrigeerd door het effect van de memo besloot Gardner een tweede experiment uit te voeren met uiteraard een andere groep van ditmaal 105 willekeurig geselecteerde hoogleraren. Ditmaal plakte hij voor de eerste groep een post-it op de voorkant met persoonlijk bericht en kreeg 69% ingevuld terug. Groep twee kreeg een blanco memo: hij ontving van hen 43% terug. Groep drie kreeg geen enkele memo en hiervan stuurde 34% de lijst ingevuld terug. Cijfers vergelijkbaar dus met het eerste experiment.

Vraag een gunst
De combinatie van een persoonlijke tekst en post-it werkt dus het beste. De culturele norm, zegt Gardner, ‘leidt er nu eenmaal toe dat als je iemand direct om een gunst vraagt, de neiging groot is om ook daadwerkelijk te helpen.’ De memo puur alleen als signaal om de aandacht te vangen, bleek niet voldoende. Het verschil zit ‘m in het handgeschreven verzoek dat op de post-it staat.

Meer en beter werk
Tot slot probeerde Gardner nog een experiment uit waarbij hij keek of mensen ook sneller reageren vanwege het persoonlijke bericht op de post-it en of ze bovendien hun werk beter doen. Van wederom een nieuwe groep hoogleraren kreeg de helft een in te vullen lijst met post-it en persoonlijk bericht en de andere helft kreeg een lijst zonder Post-it. Groep één stuurde gemiddeld binnen 4 dagen het werk terug, de andere helft na zo’n 5 à 6 dagen. Het opvallendste verschil was echter dat groep één (mét post-it) veel meer informatie en opmerkingen leverde in vooral de open vragen uit de lijst.

Slimme tactiek
‘Het lijkt onbenullig’, zegt Gardner, ‘maar toch zie je dat zo’n simpele toevoeging van een post-it met een persoonlijk bericht effectief is als tactiek om mensen te beïnvloeden’. Handig dus voor wie snel goed werk wil terug ontvangen of bedrijven die regelmatig gebruik maken van enquêtes.

Het bericht Zeg het met een ‘post it’ verscheen eerst op Bos Management Support.

Waarschijnlijk kun je veel sneller typen dan schrijven, maar toch kun je je aantekeningen van die belangrijke vergadering of lezing beter gewoon met pen en papier maken. Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt namelijk dat je al schrijvend veel meer opsteekt.

Psycholoog Pam Mueller van de Princeton University en Daniel Oppenheimer van UCLA Anderson School of Management deden een aantal experimenten om uit te vinden wat nu eigenlijk ‘beter’ is: typen of schrijven. Ze vroegen twee groepen studenten TED Talks te bekijken, de ene groep kreeg laptops (zonder internet) om aantekeningen te maken, de andere pen en papier. Op het eerste gezicht leken de aantekeningen van de typers beter dan die van de schrijvers: de getypte aantekeningen bevatten meer woorden, en gaven een meer letterlijk verslag van wat er in de TED Talks gezegd was.

Tijd om te interpreteren
Een half uur na de lezingen werden de studenten ‘overhoord’. Beide groepen scoorden even goed op vragen over droge feiten, maar vragen over bredere verbanden en context werden beter beantwoord door de schrijvers. Toen de studenten een week later nog eens werden overhoord – ze mochten van te voren eventjes naar hun aantekeningen kijken – scoorden de schrijvers opnieuw beter dan de typers. Volgens de onderzoekers komt dit waarschijnlijk doordat typers sneller zijn, en daardoor minder tijd besteden aan het verwerken van de informatie. Als je zo ongeveer alles opschrijft wat een spreker zegt, besteed je minder aandacht aan het interpreteren van zijn tekst. Wanneer je met pen schrijft, gaat dit veel langzamer, waardoor je gedwongen wordt na te denken over de inhoud, zodat je kunt beoordelen wat je wel en niet opschrijft.

Liever lettertype Comic Sans
Iets dergelijks bleek ook uit eerder onderzoek aan de Princeton University. Teksten die in een moeilijk leesbaar lettertype waren geschreven, bleken beter te blijven hangen dan teksten in een helder lettertype. Bij moeilijk leesbare lettertypes werden lezers namelijk gedwongen langer met de tekst bezig te zijn. Ze moesten zich daardoor harder concentreren, en waren meer bezig met de verwerking van de tekst, waardoor ze hem ook beter konden onthouden. Comic Sans deed het wat dat betreft dus beter dan Arial.

Bron: NRC.nl – Catrien Spijkerman

Het bericht Een betere interpretatie door gebruik van pen en papier verscheen eerst op Bos Management Support.

Waarom is kritiek leveren zo makkelijk en gebeurt dit vaak, terwijl een blijk van waardering zoveel meer oplevert. ‘Dank je wel’ zeggen geeft iemand een goed en gewaardeerd gevoel en het zorgt voor meer motivatie en betrokkenheid op de werkvloer.
Lilian Polderman heeft hierover een artikel geschreven dat op 9 mei 2014 is verschenen op managersonline.nl onder de titel ‘De kracht van ‘dank je wel’ zeggen’ .

In dit artikel zit ook een link naar een TED Talk van Dan Ariely, een hoogleraar psychologie en behavioral economics, die de koppeling onderzocht tussen het gedrag van werknemers en waardering op de werkvloer. Heb je geen zin om het volledige artikel te lezen? Luister dan naar het verhaal van Dan Ariely over de kracht van waardering.

Het bericht De kracht van waardering verscheen eerst op Bos Management Support.

Het ‘nieuwe’ en ‘in the cloud’ werken, het gebruik en de inzet van social media kan veel effect hebben op de dagelijkse werkzaamheden van een management ondersteuner. Organisaties veranderen en mensen passen zich hierop aan. Het is belangrijk na te denken over hoe jij jouw eigen rol ziet binnen een veranderende organisatie; welke ambitie en passie je hebt en op welke manier je die optimaal kunt inzetten voor de organisatie.

Ontsecretaressen trok een aantal jaar geleden mijn aandacht. Deze community is in 2011 opgezet door Léontine de Koning; die hiermee aandacht vraagt voor de veranderende rol van de secretaresse en hen ook actief helpt om op zoek te gaan naar nieuwe mogelijkheden binnen een veranderende organisatie. De netwerkbijeenkomsten die regelmatig worden georganiseerd door leden zelf zijn informatief en gezellig. En als je jouw gedachten en ideeën over de ontwikkeling van het secretaresse vak wilt delen met vakgenoten kan dat door je aan te melden als blogger.

Als je meer wilt weten blader dan eens door het speciale magazine dat is uitgebracht op ‘ontsecretaressedag’ 2012 of neem een kijkje op de website van ontsecretaressen.

Het bericht Ontsecretaressen verscheen eerst op Bos Management Support.

‘De manipulatieve kanten van het luisteren’ is een artikel geschreven door Frank van Marwijk en gepubliceerd op Managersonline.nl op 23 februari 2014.

De titel van het artikel trok gelijk mijn aandacht. Het woord ‘manipulatief’  associeer ik niet direct met iets positiefs en ik was dan ook benieuwd naar de inhoud. Frank van Marwijk schetst in het artikel hoe je actief kunt (leren) luisteren en op welke wijze je de richting van het gesprek kunt beïnvloeden. Ook geeft hij met voorbeelden aan hoe je boodschappen van mensen op een andere manier kunt vormgeven.

Het bericht Goed luisteren is een kunst verscheen eerst op Bos Management Support.

Hoe breng je jouw idee goed over op anderen. Presenteren is en blijft lastig.

In ‘Iedereen levendig presenteren’ een blog van Karin de Jong, organisator Secretary Power Class tref je handige tips aan.

Het bericht Presenteren verscheen eerst op Bos Management Support.