Bron: managementsupport.nl – Pieter Baken
Thuiswerken vergt vertrouwen van leidinggevenden. Maar het traditioneel hiërarchisch management wil controle. “De meeste mensen kunnen hun werk prima op afstand doen. Maar daarvoor heb je richtinggevend leiderschap nodig met sturing op resultaat.”
De coronacrisis dwingt ons om thuis te werken. Een interessante ontwikkeling voor organisaties die het nieuwe werken toch al omarmd hadden. Zij doen een schat aan nieuwe ervaringen op waarmee ze het thuiswerken straks verder kunnen professionaliseren. Maar de meeste organisaties worden traditioneel hiërarchisch bestuurd. Zij willen controle uitoefenen, ook op de thuiswerkers. Daarbij hebben deze organisaties vaak niet geïnvesteerd in de benodigde ict-technologie en apparatuur om succesvol op afstand te werken.
Nu we mondjesmaat teruggaan naar kantoor rijst de vraag: wordt thuiswerken het nieuwe normaal of kletsen we straks weer massaal bij de koffieautomaat? Veranderkundige Henny van Egmond van organisatieontwikkelingsbureau Yolk stelt dat bijna iedereen het werk efficiënt op afstand kan doen. Jazeker, ook ondersteuners. Maar daarvoor moeten organisaties volgens Henny aan twee voorwaarden voldoen: resultaatgericht leiderschap tonen en de juiste middelen verstrekken.
Henny schreef onder andere het boek Het nieuwe werken voorbij – inspiratie en handvatten voor vernieuwende organisaties. Zijn adviesbureau Yolk doet momenteel een omvangrijk project bij een grote gemeente met zeventig secretaresses. Wat is de invloed van drie maanden verplicht thuiswerken op het organisatiebeleid? Henny constateert dat de hiërarchische structuur van de organisatie niet is veranderd. “Een groot deel van de secretaresses heeft al van het management te horen gekregen dat ze dadelijk gewoon worden terugverwacht op kantoor, zonder enig overleg. Sterker, ik ken ook andere organisaties waar secretaresses gedurende de coronatijd verplicht moesten doorwerken op kantoor.”
Het nieuwe werken is mislukt
De stroeve omgang van veel organisaties met thuiswerken verbaast Henny niet. Volgens de organisatieadviseur is de belofte van het nieuwe werken nooit werkelijkheid geworden in het decennium voorafgaand aan de coronacrisis. “In 2005/2006 sprak iedereen over het nieuwe werken, waarbij files zouden worden opgelost, milieuproblemen zouden verdwijnen, evenals tekort aan kantoorruimten. Maar thuiswerken is voor maar een kleine 15 procent van de werkenden gemeengoed geworden. Slechts een beperkt aantal organisaties heeft met overtuiging voor het nieuwe werken gekozen. En dan is Nederland nog een koploper in de wereld op dit vlak. Een land als België is veel hiërarchischer georganiseerd, vele initiatieven voor het nieuwe werken zijn faliekant mislukt bij onze zuiderburen.”
Wat heeft hiërarchie te maken met thuiswerken? Alles, als het aan Henny ligt. “Thuiswerken heeft pas een kans van slagen als je werkt op basis van vertrouwen in plaats van wantrouwen. Traditioneel geleide organisaties met een hiërarchische structuur zijn gericht op controle. Dat zie je terug aan alle regeltjes die worden bedacht bij het huidige thuiswerken: werknemers moeten op een bepaalde tijd verplicht inbellen en ze moeten beschikbaar zijn binnen bepaalde tijden, waarop controle plaatsvindt. Die controlemechanismen komen voort uit traditionele opvattingen over leiderschap.”
Daarnaast ziet Henny nog een fundamenteler probleem in hiërarchisch gestuurde organisaties: weinig medewerkers weten precies wat er van hen verwacht wordt. “Mensen komen op kantoor en beginnen waar ze de vorige dag geëindigd zijn. Maar ze weten vaak niet naar welk resultaat ze toewerken. Dat maakt thuiswerken moeilijk. Zonder sturing op resultaat is er steeds controle nodig vanuit het management. Slechts weinig organisaties hebben goede resultaatafspraken gemaakt. Maar dat is echt nodig. Om succesvol thuis te kunnen werken heb je geen management nodig dat vertelt wat je moet doen, maar richtinggevend leiderschap met sturing op resultaat.”
Technologie voor thuiswerken ontbreekt
De gemeentesecretaresses bij het project van Yolk komen opmerkelijk genoeg tot de conclusie dat hun werk prima thuis kan worden uitgevoerd, de weerstand van het management ten spijt. Henny is niet verrast. “95 procent van alle werkzaamheden kunnen mensen prima thuis doen, op voorwaarde dat ze beschikken over de juiste technologische middelen en toegang hebben tot relevante informatie.”
Aan technologische middelen is toch geen gebrek in dit tijdperk? Nou, volgens Henny is niets minder waar. Zo vinden de secretaresses in zijn gemeenteproject dat de technologische middelen waar ze de beschikking over hebben ontoereikend zijn. “Vijftig gemeenten werkten toen de coronacrisis begon nog met Windows 2007, daarmee kun je geen Teams-vergaderingen doen. Vaker dan je wellicht denkt beschikken organisaties niet over de juiste technologische middelen voor thuiswerken.”
Ook de kwaliteit van de thuiswerkplek laat vaak te wensen over. De genoemde secretaresses zien een niet-functionele professionele werkplek met stip als grootste obstakel. Henny: “De secretaresses werken vaak thuis aan een keukentafel, en zitten op een gewone keukenstoel in plaats van een ergonomische bureaustoel. Bovendien kijken ze op het kleine beeldscherm van hun laptop. Dat is arbotechnisch geen ideale werksituatie, ze krijgen er fysieke klachten van. Het faciliteren van een kwalitatief goede thuiswerkplek zouden organisaties ook op zich moeten nemen.”
Secretaresses klagen ook dat hun werk inefficiënter is geworden nu managers zich meer met hun agenda bemoeien. Henny: “Managers zijn niet gewend om zelf met agenda’s te werken. Ze doen dat vaak onhandig, plannen over bestaande afspraken heen, en dan moeten de secretaresses dat weer herstellen.”
Gebrek aan discipline
Los van middelen en management: is iedere kantoormedewerker eigenlijk wel capabel om structureel thuis te kunnen werken? Nee, zegt Henny resoluut. “Tien jaar geleden was al bekend uit onderzoek dat eenderde van de medewerkers niet in staat is om een grens te trekken tussen werk en privé. Deze mensen hebben het nu zwaar, ze ontwikkelen makkelijk burn-outachtige symptomen. Zeker als ze noodgedwongen in de huiskamer moeten werken, met de laptop steeds in zicht, terwijl ze de druk voelen van de mailbox die almaar voller loopt. Thuiswerken vergt veel discipline, maar een groot aantal mensen heeft onvoldoende zelfsturing.”
Ook hier ligt een belangrijke taak voor het management: peilen hoe medewerkers in hun vel zitten. Henny: “Meer dan ooit dienen leidinggevenden de rol van coach op zich te nemen. Er zijn nu traditionele managers die door de crisis ineens inzien dat hun taak eigenlijk vrij zinloos is. Ik ken leidinggevenden die nu bijna niets anders doen dan mensen bellen en vragen hoe het met ze gaat, of ze iets kunnen betekenen voor ze. Kijk, als je heel goed weet wat jouw leidinggevende van je verwacht, dan heb je niet zoveel sturing nodig. Dan wil je vooral even horen hoe het gaat met de ander, of even je hart kunnen luchten. Dat vinden mensen heerlijk.”
Transparante communicatiecultuur
Inmiddels pruttelt op steeds meer kantoren de koffieautomaat als vanouds. Maar het aantal werkplekken is drastisch geslonken door de coronamaatregelen. Hoe geven we het nieuwe werken straks vorm? Henny benadrukt het belang van een transparante communicatiecultuur, waarbij het management maatwerk zal moeten leveren. “Organisaties moeten geen generieke plannen maken als gaat om wie er wanneer thuiswerkt. Daarentegen is het van belang dat het management praat met alle werknemers afzonderlijk. Zoals gezegd, niet iedereen is geschikt om thuis te werken. En mensen met gezondheidsklachten zijn wellicht bang om weer in het openbaar vervoer te stappen, die zou je de keuze moeten geven of ze op kantoor willen werken of thuis.
“En er zijn mensen die eigenlijk liever thuiswerken, maar toch naar kantoor komen uit angst om hun zichtbaarheid te verliezen en daardoor minder kansrijk te zijn. Het is de taak van het management om per individu te bekijken wie beter thuis kan werken en wie op kantoor, en in welke verhouding. Een transparante communicatiecultuur is nu belangrijker dan ooit.”